การใช้งาน Microsoft Word 2010

การใช้งาน Microsoft Word 2010










โปรแกรม Microsoft Word 2010 เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการจัดทำเอกสารต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น รายงาน จดหมาย ตลอดจนตารางข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งใช้งานง่าย ไม่ยุ่งยาก จึงเป็นโปรแกรมที่ได้รับความนิยมอย่างสูงในปัจจุบัน จนทำให้บริษัทผู้ผลิตได้มีการพัฒนาโปรแกรมให้มีความสามารถมากกว่าเดิมอีก และโปรแกรมใหม่นี้มีชื่อ ว่า Microsoft Word 2010





ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Word 2010



โปรแกรม Microsoft Word 2010 มีรูปร่างหน้าตา และส่วนประกอบของโปรแกรมที่เหมือน และแตกต่างจาก Microsoft Word 2007 ดังภาพด้านล่างนี้



1. แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) = เป็นส่วนที่ใช้แสดงชื่อโปรแกรม และชื่อไฟล์ที่ได้เปิดขึ้นมา
2. แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access) = เป็นส่วนที่ใช้แสดงคำสั่งที่ใช้งานบ่อย
3. ปุ่ม File (แฟ้ม) = เป็นส่วนที่ทำหน้าที่คล้ายกับปุ่ม Office ใน Microsoft Office 2007 คือ จัดเก็บคำสั่งที่ใช้ในการทำงานเอกสาร เช่น New Open Save และ Print เป็นต้น
4. ปุ่มควบคุม = เป็นส่วนที่ใช้ควบคุมการเปิด หรือปิดหน้าต่างโปรแกรม
5. ริบบอน (Ribbon) = เป็นส่วนที่ใช้แสดงรายการคำสั่งต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงานกับเอกสาร
6. พื้นที่การทำงาน = เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงรายละเอียดต่าง ๆ ขึ้นภายในเอกสาร
7. แถบสถานะ (Status Bar) = เป็นส่วนที่ใช้แสดงจำนวนหน้ากระดาษ และจำนานตัวอักษรที่ใช้ในเอกสาร






การเพิ่ม และลบไอคอนคำสั่งในแถบเครื่องมือด่วนใน Microsoft Word 2010



บนแถบเครื่องมือด่วนนั้น เมื่อเราเปิดขึ้นมาครั้งแรก โปรแกรมจะแสดงคำสั่งบางคำสั่งมาให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งหากเราต้องการเพิ่ม หรือลบไอคอนคำสั่ง ก็สามารถทำได้ตามขึ้นตอนดังต่อไปนี้





การเพิ่มไอคอนคำสั่งในแถบเครื่องมือด่วน
1. คลิกปุ่มลูกศรบนแถบเครื่องมือเร่งด่วน แล้วเลือกคำสั่งที่ต้องการ จากภาพจะลองเพิ่มปุ่ม อีเมลเข้ามา






2. คำสั่งที่ได้เลือกก็จะแสดงขึ้นมาบนแถบเครื่องมือเร่งด่วน แล้วหล่ะครับง่ายมาก ๆ เลยเนอะ











การลบไอคอนคำสั่งในแถบเครื่องมือด่วน

1. คลิกเมาส์ขวาไอคอนที่ต้องการลบ แล้วเลือกคำสั่ง เอาออกจากแถบเครื่องมือด่วน (Remove from Quick Access)








การกำหนดขนาดกระดาษ ใน Word 2010





ปกติแล้วขนาดกระดาษที่เราเรียกขึ้นมาใช้งานนั้น โปรแกรม Microsoft Word 2010 จะกำหนดขนาดกระดาษให้เราไว้ที่ A4 โดยอัตโนมัติ ซึ่งเราสามารถกำหนดขนาดกระดาษใหม่ได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้





1. คลิกแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout)

2. คลิกเลือก ขนาด (Size) แล้วเลือกขนาดกระดาษตามที่เราต้องการ







กำหนดขนาดของกระดาษเอง

เราสามารถกำหนดขนาดของกระดาษเองได้ครับ หากว่าเราไม่พอใจกับที่โปรแกรมให้มา หรือไม่ตรงกับงานพิมพ์ของเรา โดยขั้นตอนมีดังนี้ครับ

1. คลิกแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout)

2. คลิกปุ่ม ขนาด (Size) > ขนาดกระดาษเพิ่มเติม







3. ที่แท็บ กระดาษ เราสามารถกำหนด ความกว้าง และความสูง ได้ตามใจเราเลยหล่ะครับ




การตั้งค่าหน้ากระดาษแนวตั้ง และแนวนอน ใน Word 2010



การจัดวางหน้ากระดาษของเอกสาร สามารถทำได้ทั้งแนวตั้ง และแนวนอน ซึ่งมีวิธีการตั้งค่าหน้ากระดาษ ดังนี้

1. คลิกแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout)

2. คลิกเลือก การวางแนว (Orientation) แล้วเลือกแนวการจัดวางหน้ากระดาษตามที่เราต้องการ









เพียงเท่านี้เอกสารก็จะถูกจัดวางตามแนวหน้ากระดาษที่กำหนด



การกำหนดระยะขอบกระดาษ ใน Word 2010


การกำหนดระยะขอบกระดาษนั้น มีผลโดยตรงเมื่อสั่งพิมพ์หน้ากระดาษออกมา เนื่องจากระยะขอบกระดาษที่แคบจะไม่มีพื้นที่เหลือให้เข้าเล่มได้ ดังนั้นเราจึงควรมีการกำหนดระยะขอบกระดาษที่เหมาะสม ซึ่งการกำหนดระยะขอบกระดาษ สามารถทำได้ดังนี้


1. คลิกแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout)

2. คลิกเลือก ระยะขอบ (Margin) แล้วเลือกระยะขอบที่ต้องการ








เอกสารจะถูกปรับเปลี่ยนระยะขอบกระดาษที่กำหนดแล้ว

การบันทึกเอกสาร ใน Word 2010


หลังจากที่เราพิมพ์งานแล้ว เราก็ย่อมมีการจัดเก็บเอกสารนั้นไว้สำหรับการใช้งานในครั้งต่อไปด้วย ซึ่งการบันทึกเอกสารนั้น ก็มีอยู่ด้วยกันหลายรูปแบบ ซึ่งเราต้องเลือกบันทึกเอกสารให้เหมาะกับการนำไปใช้งานด้วย


การบันทึกเอกสารใหม่

1. คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > บันทึก (Save)



2. เลือกสถานที่จัดเก็บไฟล์เอกสาร

3. กำหนดชื่อไฟล์เอกสาร

4. คลิกปุ่ม บันทึก (Save)



การบันทึกเอกสารแบบสำเนา

การบันทึกเอกสารแบบสำเนา เป็นการบันทึกไฟล์เอกสารเพื่อป้องกันกรณีฉุกเฉินที่อาจเกิดขึ้น เช่น การเปิดไฟล์เอกสาร หรือไฟล์สุญหาย เป็นต้น ซึ่งการบันทึกไฟล์ลักษณะนี้ทำได้โดย

1. คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > บันทึกเป็น (Save As)




2. เลือกสถานที่จัดเก็บไฟล์เอกสาร

3. กำหนดชื่อไฟล์เอกสาร

4. คลิกปุ่ม บันทึก (Save)






การบันทึกเอกสารให้ใช้ได้กับ Word 97-2003 ใน Word 2010


การบันทึกเอกสารแบบ Word 97-2003 นั้นเป็นการบันทึกไฟล์เอกสารเพื่อนำไปเปิดในโปรแกรม Microsoft Word เวอร์ชัน 97-2003 ซึ่งการบันทึกไฟล์ในลักษณะนี้ ทำได้ดังนี้


1. คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > บันทึกเป็น (Save As)




2. เลือกสถานที่จัดเก็บไฟล์เอกสาร

3. กำหนดชื่อไฟล์เอกสาร

4. กำหนดชนิดของไฟล์ให้เป็น Word 97-2003 Document




5. คลิกปุ่ม บันทึก (Save)




การกำหนดรูปแบบตัวอักษร ใน Word 2010


ในการสร้างเอกสารขึ้นมาแล้ว หลังจากที่ป้อนข้อมูลต่าง ๆ ลงไปแล้ว เพื่อให้เอกสารมีความสวยงาม และสมบูรณ์มากขึ้น ก็ควรจะมีการกำหนดรูปแบบของเอกสารให้ตรงกับความต้องการในการนำไปใช้งาน

การกำหนดรูปแบบตัวอักษร ก่อนการพิมพ์

การกำหนดรูปแบบตัวอักษรในเอกสารนั้น สามารถทำได้ทั้งก่อน และหลังพิมพ์ข้อความ ซึ่งแต่ละลักษณะมีดังนี้

1. คลิกเมาส์วางเคอร์เซอร์เพื่อเริ่มการพิมพ์

2. คลิกแท็บ หน้าแรก (Home)




3. เลือกรูปแบบตัวอักษรที่ต้องการ




4. เมื่อพิมพ์ข้อความขึ้นมา รูปแบบตัวอักษรก็จะปรากฏเป็นไปตามที่กำหนด




การกำหนดรูปแบบตัวอักษร หลังการพิมพ์

1. คลิกเมาส์ซ้ายเลือกข้อความที่ต้องการเปลี่ยนรูปแบบตัวอัก

2. คลิกแท็บ หน้าแรก (Home)

3. เลือกรูปแบบตัวอักษรที่่ต้องการ



4. ข้อความจะถูกปรับเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษรตามที่เลือก




การกำหนดลักษณะตัวอักษร ใน Word 2010



นอกจากจะสามารถกำหนดชนิดของรูปแบบตัวอักษรได้แล้ว ยังสามารถกำหนดลักษณะพิเศษให้กับตัวอักษรได้อีกด้วย ไม่ว่าจะเป็น การเพิ่มความหนาให้กับข้อความ การเปลี่ยนข้อความให้เป็นตัวเอียง เป็นต้น

การเพิ่มความหนาให้กับข้อความ

1. เลือกข้อความที่ต้องการเพิ่มความหนาให้กับตัวอักษร

2. คลิกแท็บ หน้าแรก (Home)

3. คลิกปุ่มที่เป็นอักษร B (Bold)



การปรับเปลี่ยนข้อความให้เป็นตัวเอียง

1. เลือกข้อความที่ต้องการปรับรูปแบบให้เป็นตัวเอียง

2. คลิกแท็บ หน้าแรก (Home)

3. คลิกปุ่มที่มีลักษณะเป็นตัวอักษร I (Italic)




การขีดเส้นใต้ให้ข้อความ

1. เลือกข้อความที่ต้องการขีดเส้นใต้

2. คลิกแท็บ หน้าแรก (Home)

3. คลิกปุ่ม U (Underline)





การกำหนดปรับขนาดตัวอักษร ใน Word 2010


ถ้าข้อความที่พิมพ์ลงไปในเอกสารมีขนาดเล็กหรือใหญ่จนเกินไป เราสามารถปรับเปลี่ยนขนาดของตัวอักษรได้ ด้วยขั้นตอนดังนี

การปรับขนาดตัวอักษร

1. เลือกข้อความที่ต้องการปรับขนาดตัวอักษร




2. คลิกแท็บ หน้าแรก (Home)

3. กดที่ลูกศรลงมา แล้วเลือกขนาดตามต้องการ




เพียงเท่านี้ข้อความที่เราเลือก ก็จะถูกปรับขนาดตัวอักษรตามที่เรากำหนด


การปรับเปลี่ยนสีตัวอักษร ใน Word 2010


ถ้าต้องการพิมพ์ข้อความลงไปในเอกสารเพื่อความสวยงาม เราสามารถกำหนดสีให้ตัวอักษรได้ด้วยขั้นตอนดังต่อไปนี้

การปรับเปลี่ยนสีตัวอักษร

1. เลือกข้อความที่ต้องการกำหนดสีตัวอักษร



2. คลิกแท็บ หน้าแรก (Home)

3. คลิกปุ่มอักษร A (Font Color) ดังภาพแล้วเลือกสีของตัวอักษรที่ต้องการ



เพียงเท่านี้ข้อความที่เราเลือกนั้น ก็จะเปลี่ยนสีแล้วครับ


การใส่สีเน้นข้อความ ใน Word 2010


การพิมพ์ข้อความลงไปในเอกสารนั้น ถ้าต้องการเน้นข้อความใด ๆ เป็นพิเศษแล้ว เราสามารถใส่สีให้กับข้อความนั้นได้ ด้วยขั้นตอนดังนี้


วิธีการใส่สีเน้นข้อความ

1. เลือกข้อความที่่ต้องการใส่สี





2. คลิกแท็บ หน้าแรก (Home)

3. คลิกเลือกปุ่ม สีเน้นข้อความ (Text Highlight Color) แล้วเลือกสีที่ต้องการใช้เน้นข้อความ




เพียงเท่านี้ข้อความที่เราเลือกก็จะปรากฏสีที่เน้นไว้ขึ้นมา


การสร้างเอกสารใหม่ ใน Microsoft Word 2010


ส่วนมากการทำงานอันดับแรกที่เราต้องทำในโปรแกรม Microsoft Word ก็คือ การสร้างเอกสารที่ตรงกับความต้องการขึ้นมาใช้งาน ซึ่งการสร้างเอกสารก็สามารถทำได้หลายวิธีดังขั้นตอนด้านล่างนี้

วิธีที่ 1 การสร้างเอกสารเปล่า

1. คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > สร้าง (New) > เอกสารเปล่า (Blank document)

2. คลิกปุ่ม สร้าง (Create)

3. หลังจากนั้นเอกสารใหม่ก็จะถูกสร้างขึ้นมา




ตัวอย่างการสร้างเอกสารเปล่า


วิธีที่ 2 การสร้างเอกสารจากแม่แบบ

เป็นการสร้างเอกสารจากแม่แบบสำเร็จรูปที่มีอยู่ในโปรแกรม ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) > สร้าง (New) > ตัวอย่างแม่แบบ (Sample templates)





2. เลือกแม่แบบที่เราต้องการ

3. คลิกปุ่ม สร้าง (Create)



เอกสารใหม่จะถูกสร้างขึ้นมาตามแม่แบบที่เลือก



การใส่ลำดับตัวเลขให้ข้อความ ใน Word 2010


หากในเอกสารมีแต่ข้อความที่เป็นตัวอักษร ก็อาจจะทำให้ยากต่อการทำความเข้าใจ และยากที่จะจัดการกับข้อมูลเหล่านั้น ซึ่งเราสามารถแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้อย่างง่าย ๆ ด้วยการจัดลำดับตัวเลขให้กับข้อความด้วยวิธีการดังต่อไปนี้


วิธีการจัดลำดับตัวเลขให้ข้อความ

1. คลิกหน้าข้อความแรกที่จะจัดลำดับ

2. คลิกแท็บ หน้าแรก (Home)




3. คลิกปุ่ม ลำดับเลข (Numbering) แล้วเลือกรูปแบบลำดับเลขที่ต้องการ




เพียงเท่านี้ลำดับเลขที่เลือกก็จะแสดงขึ้นมาแล้ว

การจัดลำดับตัวเลขให้ข้อความ




การจัดตำแหน่งข้อความ ใน Word 2010


ในการจัดวางข้อความลงไปในเอกสาร ควรจัดวางข้อความให้มีความน่าสนใจ และสอดคล้องกับชนิดของเอกสารนั้น ๆ ด้วย ซึ่งการจัดวางข้อความลงไปในเอกสารนั้น ก็มีอยู่หลายลักษณะด้วยกัน ได้แก่



การจัดตำแหน่งข้อความแบบกึ่งกลาง

เป็นการกำหนดให้ข้อความถูกจัดวางอยู่ตรงกึ่งกลางของหน้าเอกสาร ซึ่งการจัดวางข้อความในลักษณะนี้ทำได้โดย

1. เลือกข้อความที่ต้องการ

2. คลิกปุ่ม กึ่งกลาง (Center) หรือกดคีย์ลัด Ctrl+E บนคีย์บอร์ดก็ได้





การจัดวางตำแหน่งข้อความแบบชิดทางซ้าย

เป็นการกำหนดให้ข้อความถูกจัดวางชิดทางด้านซ้ายมือของหน้าเอกสาร ซึ่งการจัดวางข้อความในลักษณะนี้ทำได้โดย

1. เลือกข้อความที่ต้องการ

2. คลิกปุ่ม จัดแนวข้อความชิดซ้าย (Align Text Left) หรือกดคีย์ลัด Ctrl+L บนคีย์บอร์ดก็ได้



การจัดตำแหน่งข้อความแบบชิดทางขวา

เป็นการกำหนดให้ข้อความถูกจัดวางชิดทางด้านขวามือของหน้าเอกสาร ซึ่งการจัดวางข้อความในลักษณะนี้ทำได้โดย

1. เลือกข้อความที่ต้องการ

2. คลิกปุ่ม จัดแนวข้อความชิดขวา (Align Text Right) หรือกดคีย์ลัด Ctrl+R บนคีย์บอร์ดก็ได้



การจัดวางข้อความแบบเต็มแนว

เป็นการกำหนดให้ข้อความถูกขยายจัดวางให้เต็มหน้ากระดาษ โดยที่ไม่มีการกำหนดระยะห่างระหว่างคำ ทำให้ในแต่ละประโยคมีช่องว่างระหว่างคำค่อนข้างมาก การจัดวางข้อความในลักษณะนี้ทำได้โดย

1. เลือกข้อความที่ต้องการ

2. คลิกปุ่ม เต็มแนว (Justify) หรือกดคีย์ลัด Ctrl+J บนคีย์บอร์ดก็ได้



การจัดวางตำแหน่งข้อความแบบกระจายเต็มแนว

เป็นการกำหนดให้ข้อความถูกขยายจัดวางให้เต็มหน้ากระดาษ คล้ายกับการจัดวางข้อความแบบเต็มแนว แต่จะมีการจัดระยะหาระหว่างคำให้สวยงามมากขึ้น การจัดวางข้อความแบบนี้ ทำได้โดย

1. เลือกข้อความที่ต้องการ

2. คลิกปุ่ม กระจาย (Distributed)




การจัดระยะห่างระหว่างบรรทัด ใน Word 2010


หากเราพบว่า ข้อความแต่ละบรรทัดมีระยะห่างที่ไม่สวยงาม หรือห่างกันมากจนเกินไป เราก็สามารถที่จะจัดระยะห่างระหว่างบรรทัดได้ทั้งทำให้ห่างมากกว่าเดิม หรือจะให้มีระยะห่างเป็นปกติเหมือนใน Word 2003 ได้ด้วยวิธีการ ดังต่อไปน



วิธีการจัดระยะห่างให้เหมือน Word 2003

1. เลือกข้อความที่ต้องกร

2. คลิกปุ่ม ระยะห่างบรรทัดและย่อหน้า (Line and paragraph spacing) แล้วเลือก ตัวเลือกระยะห่างบรรทัด...




3. คลิกที่ช่องสี่เหลี่ยมคำว่า ไม่เพิ่มช่องว่างระหว่างย่อหน้าที่มีลักษณะเดียวกัน





วิธีการจัดระยะห่างระหว่างบรรทัดให้มากกว่าปกติ

1. เลือกข้อความที่ต้องการ

2. คลิกปุ่ม ระยะห่างบรรทัดและย่อหน้า (Line and paragraph spacing) แล้วเลือกระยะห่างระหว่างบรรทัดที่ต้องการ





การเรียกแสดงแถบไม้บรรทัด ใน Word 2010


หากเราต้องการให้แสดงแถบไม้บรรทัดขึ้นมาในหน้าเอกสาร เพื่อให้สะดวกต่อการวัดค่าต่าง ๆ ก็สามารถทำได้โดย


เรียกแสดงแถบไม้บรรทัด

1. คลิกแท็บ มุมมอง (View)

2. คลิกเช็คบ็อกซ์ ไม้บรรทัด (Ruler)



3. แถบไม้บรรทัดก็จะแสดงขึ้นมา





การจัดระยะย่อหน้า ใน Word 2010





การจัดรูปแบบการเริ่มต้นของย่อหน้าให้สวยงาม สามารถทำได้ดังนี้





การจัดระยะย่อหน้า

1. วางเคอร์เซอร์ไว้หน้าข้อความที่ต้องการจัดระยะย่อหน้า







2. คลิกลากปรับไอคอน เยื้องบรรทัดแรก (First Line Indent) เพื่อจัดระยะย่อหน้า







3. จะได้ระยะย่อหน้าตามที่กำหนด